Universiteit Leiden - Een uniforme faculteit overstijgende wervingsstrategie

Details van de case

Situatie & Achtergrond

De Universiteit Leiden, opgericht in 1575, is een van Europa's toonaangevende internationale onderzoek universiteiten. De universiteit heeft ongeveer 5,8 duizend medewerkers en bijna 35.000 studenten, die jaarlijks een enorme instroom van nieuwe studenten vertegenwoordigen over de zeven verschillende faculteiten.

De universiteit had behoefte aan een uniforme en geharmoniseerde strategie voor marketing en studentenwerving. Vanwege de kwaliteit van het huidige IT-landschap werd er weinig of geen gebruik gemaakt van tooling en werden de wervingsprocessen decentraal georganiseerd: faculteiten voerden hun eigen wervingsprocessen uit. Daarom werd de CRM-applicatie slechts in beperkte mate gebruikt en werden diverse andere applicaties als work-around gebruikt door verschillende faculteiten, waardoor grote delen van de informatie verspreid raakten. De verzamelde informatie werd vervolgens handmatig in het CRM geïmporteerd, wat een arbeidsintensieve en foutgevoelige taak is, waarbij ook gegevens verloren gaan.

Project en resultaten

Project & aanpak

Er was behoefte aan inzicht in de wervingsprocessen en -activiteiten over de verschillende faculteiten heen, om te komen tot een eenduidig wervingsproces dat de afzonderlijke faculteiten overstijgt. Ook was er behoefte aan één stabiele ondersteunende applicatie die deze processen zou kunnen ondersteunen

Intouch365 heeft via een strategische aanpak met interactieve workshops met verschillende afdelingen en faculteiten een visie en een uniforme en centrale wervingsstrategie ontwikkeld. Vervolgens is via een PoC proces de duurzaamheid van het Microsoft platform geïnventariseerd om haar nieuwe strategie te faciliteren. Inmiddels is de implementatie van het platform afgerond en faciliteert de instelling haar gehele wervingsproces via het platform. De resultaten:

Eén uniforme en faculteit overstijgende wervingsstrategie.

Moderne en toekomstbestendige marketing- en wervingsoplossing.

Onderhoudsvriendelijk systeem: dankzij de co-creatie met het team van de instelling wordt kennis verankerd en ligt (een groot deel van) de doorontwikkeling in eigen hand.

Centraal verkrijgen van inzichten uit studentenprofielen.

Centraal verkrijgen van inzichten over instroom op niveau van studierichting en/of startmoment.

Geen workarounds meer: de verschillende wervingsprocessen en -activiteiten worden vanuit één systeem ondersteund.

All cases

Bekijk ook onze andere projecten